راهنمای خرید دستگاه فتوکپی برای شرکت؛ چگونه دستگاه مناسب را انتخاب کنیم؟

انتخاب دستگاه فتوکپی مناسب برای شرکت فقط به قیمت خرید دستگاه محدود نمی‌شود. حجم کاری روزانه، سرعت کپی و چاپ، اندازه کاغذ، قابلیت چاپ دورو، امکان اسکن، هزینه تونر و قطعات مصرفی و حتی دسترسی به خدمات تعمیر و نگهداری، همگی روی انتخاب نهایی تأثیر دارند. به همین دلیل اگر قصد خرید دستگاه فتوکپی برای شرکت را دارید، بهتر است قبل از انتخاب برند و مدل، نیاز واقعی مجموعه خود را مشخص کنید.

یک دستگاه مناسب برای یک دفتر کوچک با چند کاربر، لزوماً انتخاب خوبی برای یک شرکت با حجم بالای چاپ و کپی نیست. ممکن است یک دستگاه ارزان‌تر در زمان خرید جذاب به نظر برسد، اما هزینه بالای تونر، قطعات یا سرویس دوره‌ای آن در بلندمدت باعث افزایش هزینه‌های شرکت شود.

قبل از خرید دستگاه فتوکپی برای شرکت چه اطلاعاتی باید داشته باشیم؟

اولین قدم در راهنمای خرید دستگاه فتوکپی برای شرکت، شناخت نیاز واقعی محل کار است. قبل از بررسی مدل‌ها، پاسخ این سؤال‌ها را مشخص کنید:

• تقریباً چند صفحه در روز یا ماه چاپ و کپی می‌کنید؟
• بیشتر از کاغذ A4 استفاده می‌کنید یا به کاغذ A3 هم نیاز دارید؟
• آیا چاپ و کپی دورو برای شرکت ضروری است؟
• چند نفر قرار است به‌صورت هم‌زمان از دستگاه استفاده کنند؟
• آیا دستگاه باید قابلیت اسکن داشته باشد؟
• آیا به فکس یا ارسال اسناد از طریق شبکه نیاز دارید؟
• هزینه تونر و قطعات مصرفی دستگاه برایتان اهمیت زیادی دارد؟
• آیا خرید دستگاه استوک یا کارکرده را هم بررسی می‌کنید؟
• برای دستگاه فضای کافی در دفتر دارید؟

پاسخ به این پرسش‌ها باعث می‌شود انتخاب شما از حالت «کدام دستگاه بهتر است؟» خارج شود و به «کدام دستگاه برای شرکت ما مناسب‌تر است؟» تبدیل شود. این تفاوت بسیار مهم است، زیرا بهترین دستگاه کپی در بازار الزاماً بهترین انتخاب برای هر شرکت نیست.

دستگاه فتوکپی تک‌کاره یا چندکاره؛ کدام برای شرکت بهتر است؟

یکی از اولین تصمیم‌ها هنگام خرید دستگاه کپی اداری، انتخاب بین دستگاه تک‌کاره و چندکاره است. اگر شرکت علاوه بر کپی به چاپ و اسکن اسناد نیز نیاز دارد، دستگاه‌های چندکاره می‌توانند فضای کمتری اشغال کنند و چند نیاز اداری را با یک دستگاه پوشش دهند.

در مقابل، اگر شرکت از قبل تجهیزات چاپ و اسکن مناسبی دارد و فقط به کپی نیاز دارد، خرید یک دستگاه چندکاره ممکن است هزینه اضافی ایجاد کند. برای بررسی دقیق‌تر این موضوع می‌توانید مقاله تفاوت پرینتر تک کاره و چندکاره را نیز مطالعه کنید.

انتخاب دستگاه فتوکپی بر اساس حجم کاری شرکت

حجم کاری یکی از مهم‌ترین معیارها در انتخاب دستگاه فتوکپی است. دستگاهی که برای تعداد محدودی کپی در روز طراحی شده، اگر دائماً تحت فشار کاری بالا قرار بگیرد، ممکن است سریع‌تر دچار فرسودگی قطعاتی مانند رولر، درام و سیستم تغذیه کاغذ شود.

چرا هزینه نگهداری در خرید دستگاه کپی شرکتی اهمیت دارد؟

ممکن است دو دستگاه از نظر قیمت خرید اختلاف زیادی نداشته باشند، اما هزینه مصرفی آن‌ها در طول چند سال کاملاً متفاوت باشد. قیمت و دسترسی تونر، عمر درام، قطعات مصرفی، میزان خرابی و دسترسی به تعمیرکار متخصص از عواملی هستند که باید قبل از خرید بررسی شوند.

همچنین نگهداری صحیح دستگاه می‌تواند از بسیاری از خرابی‌های زودهنگام جلوگیری کند. به همین دلیل توصیه می‌شود پیش از انتخاب دستگاه، با اصول نگهداری دستگاه کپی آشنا شوید تا هزینه‌های آینده را بهتر برآورد کنید.

مهم‌ترین مشخصات فنی هنگام خرید دستگاه فتوکپی برای شرکت

بعد از مشخص کردن حجم کاری شرکت، نوبت به بررسی مشخصات فنی دستگاه می‌رسد. در خرید دستگاه فتوکپی برای شرکت نباید فقط به برند یا قیمت دستگاه توجه کرد. مشخصاتی مانند سرعت کپی، ظرفیت کاری، اندازه کاغذ، قابلیت چاپ دورو، سیستم تغذیه اسناد، ظرفیت سینی و امکانات ارتباطی می‌توانند تأثیر زیادی بر کارایی دستگاه در محیط اداری داشته باشند.

نکته مهم این است که هر شرکت به بالاترین مشخصات موجود در بازار نیاز ندارد. هدف باید انتخاب دستگاهی باشد که مشخصات آن با نیاز واقعی مجموعه هماهنگ باشد؛ زیرا پرداخت هزینه بیشتر برای قابلیتی که هیچ‌وقت استفاده نمی‌شود، لزوماً به معنی خرید بهتر نیست.

۱. سرعت کپی و چاپ دستگاه فتوکپی

سرعت یکی از اولین مشخصاتی است که هنگام انتخاب دستگاه کپی اداری بررسی می‌شود و معمولاً با تعداد صفحه در دقیقه، یعنی PPM، نمایش داده می‌شود. هرچه حجم اسناد شرکت بیشتر باشد، اهمیت سرعت دستگاه نیز افزایش پیدا می‌کند.

برای یک دفتر کوچک که روزانه تعداد محدودی سند چاپ یا کپی می‌کند، لزوماً خرید دستگاهی با سرعت بسیار بالا ضروری نیست. اما در شرکت‌هایی که چند کاربر به‌صورت هم‌زمان از دستگاه استفاده می‌کنند یا حجم زیادی از اسناد در طول روز تولید می‌شود، سرعت پایین می‌تواند باعث ایجاد صف چاپ و اتلاف زمان کارکنان شود.

۲. ظرفیت کاری ماهانه دستگاه کپی

یکی از اشتباهات رایج هنگام خرید دستگاه فتوکپی برای شرکت، بی‌توجهی به ظرفیت کاری ماهانه است. هر دستگاه برای میزان مشخصی از استفاده طراحی شده و اگر دستگاهی با ظرفیت پایین دائماً تحت فشار کاری زیاد قرار بگیرد، احتمال فرسودگی قطعات و افزایش نیاز به سرویس بیشتر می‌شود.

بنابراین قبل از خرید، حجم تقریبی کپی و چاپ ماهانه شرکت را محاسبه کنید. بهتر است ظرفیت دستگاه فقط برابر با مصرف فعلی نباشد و مقداری حاشیه اطمینان نیز برای افزایش حجم کاری در آینده در نظر گرفته شود.

۳. دستگاه کپی A4 یا A3؛ کدام را برای شرکت بخریم؟

اندازه کاغذ موردنیاز یکی دیگر از معیارهای مهم در انتخاب دستگاه فتوکپی است. اگر اسناد شرکت عمدتاً روی کاغذ A4 چاپ می‌شوند، دستگاه‌های A4 می‌توانند برای بسیاری از دفاتر انتخاب مناسبی باشند. اما شرکت‌هایی که با نقشه، جدول‌های بزرگ، فایل‌های مهندسی، بروشور یا اسناد اداری بزرگ‌تر سروکار دارند، ممکن است به دستگاه کپی A3 نیاز داشته باشند.

دستگاه‌های A3 معمولاً امکانات و انعطاف بیشتری برای کارهای اداری مختلف دارند، اما در مقابل ممکن است فضای بیشتری اشغال کنند و هزینه خرید و نگهداری بالاتری داشته باشند. بنابراین اگر هیچ‌وقت به کپی یا چاپ A3 نیاز ندارید، صرفاً به دلیل بزرگ‌تر بودن دستگاه سراغ مدل A3 نروید.

۴. قابلیت چاپ و کپی دورو

چاپ و کپی دورو یا Duplex یکی از قابلیت‌هایی است که در محیط‌های اداری می‌تواند مصرف کاغذ را کاهش دهد و مدیریت اسناد را ساده‌تر کند. اگر شرکت حجم زیادی از قراردادها، گزارش‌ها، فرم‌ها یا اسناد چندصفحه‌ای تولید می‌کند، وجود قابلیت دورو می‌تواند مزیت مهمی باشد.

هنگام بررسی مشخصات دستگاه فقط به عبارت «دورو» اکتفا نکنید و مشخص کنید که دستگاه از چاپ دوروی خودکار پشتیبانی می‌کند یا برای برگرداندن کاغذ نیاز به دخالت کاربر دارد. این تفاوت در استفاده روزمره اهمیت زیادی دارد.

۵. سیستم تغذیه خودکار اسناد یا ADF

اگر کارکنان شرکت مرتباً چندین صفحه را اسکن یا کپی می‌کنند، وجود ADF یا تغذیه خودکار اسناد می‌تواند سرعت انجام کار را به شکل قابل توجهی افزایش دهد. به جای اینکه کاربر هر صفحه را به‌صورت دستی روی شیشه دستگاه قرار دهد، چند صفحه در قسمت تغذیه قرار می‌گیرند و دستگاه آن‌ها را به‌صورت خودکار پردازش می‌کند.

برای شرکت‌هایی که اسناد چندصفحه‌ای زیادی دارند، ظرفیت ADF و نوع عملکرد آن را هنگام انتخاب دستگاه فتوکپی بررسی کنید. در مدل‌های مختلف، ظرفیت و امکانات این بخش می‌تواند متفاوت باشد.

۶. ظرفیت سینی کاغذ

ظرفیت سینی کاغذ شاید در نگاه اول مشخصه‌ای ساده باشد، اما در شرکت‌های پرترافیک اهمیت زیادی دارد. اگر ظرفیت سینی پایین باشد، کاربران مجبور می‌شوند مرتباً کاغذ اضافه کنند و این موضوع در حجم کاری بالا باعث اتلاف زمان می‌شود.

هنگام خرید دستگاه کپی اداری بررسی کنید دستگاه چند سینی دارد و هر سینی چه ظرفیتی را پشتیبانی می‌کند. داشتن چند سینی می‌تواند برای شرکت‌هایی که از اندازه‌ها یا انواع مختلف کاغذ استفاده می‌کنند نیز بسیار کاربردی باشد.

۷. اسکن، فکس و قابلیت‌های چندکاره

بسیاری از شرکت‌ها به جای خرید چند دستگاه جداگانه، ترجیح می‌دهند یک دستگاه چندکاره داشته باشند که بتواند عملیات کپی، چاپ و اسکن را انجام دهد. در بعضی محیط‌های اداری نیز فکس همچنان کاربرد دارد.

اگر شرکت شما بیشتر اسناد را به‌صورت دیجیتال ارسال می‌کند، کیفیت و سرعت اسکن ممکن است اهمیت بیشتری از قابلیت فکس داشته باشد. بنابراین هنگام انتخاب دستگاه باید امکاناتی را در اولویت قرار دهید که واقعاً در فرآیند کاری شرکت استفاده می‌شوند.

۸. اتصال شبکه و اشتراک‌گذاری دستگاه بین کاربران

در شرکت‌هایی که چند کارمند از یک دستگاه استفاده می‌کنند، اتصال شبکه اهمیت زیادی دارد. دستگاهی که قابلیت اتصال به شبکه شرکت را داشته باشد، می‌تواند برای کاربران مختلف قابل دسترسی باشد و نیاز به اتصال جداگانه هر کامپیوتر به دستگاه را کاهش دهد.

بسته به مدل دستگاه، امکاناتی مانند اتصال Ethernet، USB، Wi-Fi یا قابلیت‌های مدیریتی شبکه در دسترس هستند. برای شرکت‌های متوسط و بزرگ، بهتر است پیش از خرید مشخص شود که دستگاه با زیرساخت شبکه مجموعه سازگاری دارد یا خیر.

انتخاب دستگاه فتوکپی برای شرکت بر اساس نوع فعالیت و حجم کاری

بعد از بررسی مشخصات فنی، مهم‌ترین سؤال این است که چه دستگاه فتوکپی برای شرکت مناسب است؟ پاسخ این سؤال برای همه شرکت‌ها یکسان نیست. تعداد کارکنان، میزان استفاده روزانه، نوع اسناد، اندازه کاغذ، تعداد کاربران و بودجه نگهداری، همگی در انتخاب دستگاه تأثیر دارند.

به همین دلیل بهتر است به جای انتخاب یک مدل صرفاً بر اساس معروف بودن برند یا قیمت، ابتدا نوع فعالیت شرکت را مشخص کنید و سپس دستگاهی را انتخاب کنید که برای همان شرایط طراحی شده باشد.

دستگاه فتوکپی مناسب برای شرکت‌های کوچک

در شرکت‌های کوچک و دفاتر اداری که تعداد کارکنان محدود است و حجم چاپ و کپی روزانه چندان بالا نیست، معمولاً نیازی به دستگاه‌های بسیار بزرگ و گران‌قیمت وجود ندارد. در چنین محیطی، هزینه خرید، قیمت تونر و قطعات مصرفی، ابعاد دستگاه و سهولت استفاده اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.

اگر شرکت علاوه بر کپی به چاپ و اسکن نیز نیاز دارد، یک دستگاه چندکاره می‌تواند چند نیاز را هم‌زمان پوشش دهد و فضای کمتری نسبت به چند دستگاه جداگانه اشغال کند.

بهترین دستگاه کپی برای شرکت‌های متوسط

شرکت‌های متوسط معمولاً تعداد کاربران بیشتری دارند و حجم اسناد آن‌ها نیز بالاتر است. در این شرایط، دستگاهی که فقط برای چند کاربر طراحی شده باشد ممکن است خیلی زود با فشار کاری مواجه شود.

برای چنین شرکت‌هایی بهتر است دستگاهی انتخاب شود که علاوه بر سرعت مناسب، ظرفیت کاری قابل قبول، امکان اتصال به شبکه، چاپ دورو، ADF و ظرفیت مناسب سینی کاغذ داشته باشد.

همچنین اگر چند واحد مختلف شرکت از یک دستگاه استفاده می‌کنند، قابلیت مدیریت کاربران و اتصال شبکه می‌تواند اهمیت بیشتری پیدا کند. در این شرایط بهتر است قبل از خرید مشخص شود دستگاه توانایی پاسخ‌گویی به تعداد کاربران موردنظر را دارد یا خیر.

دستگاه فتوکپی مناسب برای شرکت‌های بزرگ و پرمصرف

در شرکت‌های بزرگ، ادارات و مجموعه‌هایی که روزانه تعداد زیادی سند تولید می‌کنند، انتخاب دستگاه باید با دقت بیشتری انجام شود. در این محیط‌ها خرابی یا توقف دستگاه می‌تواند باعث اختلال در فعالیت چندین کاربر شود.

بنابراین در انتخاب دستگاه برای حجم کاری بالا، تنها سرعت چاپ مهم نیست؛ دوام دستگاه، ظرفیت کاری، ظرفیت سینی‌ها، سرعت اسکن، چاپ دورو، دسترسی به قطعات، هزینه سرویس و وجود خدمات تعمیر تخصصی نیز باید بررسی شود.

دستگاه کپی مناسب شرکت‌های مهندسی و معماری

شرکت‌های مهندسی و معماری معمولاً به دلیل استفاده از نقشه‌ها، جداول، مدارک پروژه و اسناد بزرگ، نیازهای متفاوتی نسبت به یک دفتر اداری معمولی دارند. در این محیط‌ها قابلیت استفاده از کاغذ A3 می‌تواند اهمیت زیادی داشته باشد.

علاوه بر اندازه کاغذ، کیفیت چاپ، اسکن مناسب، سرعت پردازش اسناد و امکان اتصال دستگاه به شبکه نیز باید بررسی شود. اگر حجم اسناد A3 زیاد باشد، بهتر است دستگاهی انتخاب شود که برای استفاده مداوم از این اندازه کاغذ مناسب باشد.

دستگاه فتوکپی برای دفاتر حسابداری و شرکت‌های مالی

دفاتر حسابداری و شرکت‌های مالی معمولاً با تعداد زیادی فاکتور، قرارداد، گزارش، فرم و اسناد چندصفحه‌ای سروکار دارند. در چنین محیطی ADF و قابلیت اسکن سریع می‌تواند به اندازه سرعت چاپ اهمیت داشته باشد.

همچنین قابلیت چاپ دورو برای اسناد چندصفحه‌ای می‌تواند به کاهش مصرف کاغذ کمک کند. اگر چند کاربر به‌طور هم‌زمان از دستگاه استفاده می‌کنند، اتصال شبکه نیز یکی از امکاناتی است که بهتر است در زمان خرید بررسی شود.

دستگاه کپی مناسب مدارس، مؤسسات و مراکز آموزشی

در مدارس و مراکز آموزشی معمولاً تعداد زیادی جزوه، فرم، آزمون و برگه آموزشی چاپ و کپی می‌شود. در این محیط‌ها دستگاه باید توانایی کار مداوم داشته باشد و هزینه مواد مصرفی نیز کنترل شود.

اگر دستگاه قرار است در بازه‌های زمانی خاص مانند زمان امتحانات با حجم بسیار بالایی کار کند، بهتر است ظرفیت کاری و توان دستگاه متناسب با بیشترین حجم مورد انتظار انتخاب شود، نه فقط میانگین مصرف روزانه.

جدول انتخاب دستگاه فتوکپی بر اساس نوع شرکت

تعداد کاربران چه تأثیری در انتخاب دستگاه کپی دارد؟

ممکن است یک شرکت حجم چاپ خیلی بالایی نداشته باشد، اما تعداد زیادی کاربر از یک دستگاه استفاده کنند. در چنین شرایطی سرعت آماده‌سازی دستگاه، اتصال شبکه و مدیریت صف چاپ اهمیت پیدا می‌کند.

برای مثال، دستگاهی که برای یک یا دو کاربر کاملاً مناسب است ممکن است در محیطی با چندین کاربر هم‌زمان باعث ایجاد صف و تأخیر شود. بنابراین هنگام خرید دستگاه کپی برای شرکت، فقط تعداد صفحات ماهانه را بررسی نکنید و تعداد افرادی را که قرار است از دستگاه استفاده کنند نیز در نظر بگیرید.

آیا خرید دستگاه کپی کارکرده برای شرکت منطقی است؟

خرید دستگاه فتوکپی کارکرده یا استوک می‌تواند برای بعضی شرکت‌ها راهی برای کاهش هزینه اولیه باشد، اما در این حالت وضعیت واقعی دستگاه اهمیت بسیار زیادی دارد. تعداد کارکرد، سلامت درام و فیوزینگ، وضعیت رولرها، کیفیت چاپ، خطاهای دستگاه و دسترسی به قطعات باید قبل از خرید بررسی شوند.

اگر شرکت به دستگاهی با استفاده روزانه و حجم کاری بالا نیاز دارد، صرفاً پایین بودن قیمت دستگاه کارکرده نباید معیار اصلی تصمیم‌گیری باشد. هزینه تعمیرات احتمالی و قطعاتی که در آینده باید تعویض شوند نیز باید در محاسبه هزینه نهایی لحاظ شود.

بهترین برند دستگاه فتوکپی برای شرکت کدام است؟

انتخاب برند یکی از مهم‌ترین مراحل خرید دستگاه فتوکپی برای شرکت است، اما نباید تنها معیار تصمیم‌گیری باشد. برندهای مختلفی مانند کانن، شارپ، ریکو، کونیکا مینولتا و توشیبا در بازار دستگاه‌های کپی اداری حضور دارند و هرکدام مدل‌هایی با امکانات و ظرفیت‌های متفاوت ارائه می‌کنند.

هنگام مقایسه برندها بهتر است علاوه بر امکانات دستگاه، مواردی مانند دسترسی به تونر و قطعات، هزینه تعمیر، میزان کارکرد دستگاه، قابلیت سرویس و وجود تعمیرکار متخصص را نیز در نظر بگیرید. دستگاهی که قطعات آن به‌راحتی پیدا می‌شود، در بسیاری از موارد برای استفاده طولانی‌مدت شرکت انتخاب مطمئن‌تری خواهد بود.

دستگاه کپی کانن برای شرکت

کانن یکی از برندهای شناخته‌شده در حوزه تجهیزات اداری و دستگاه‌های کپی است و مدل‌های مختلفی برای محیط‌های اداری با حجم کاری متفاوت دارد. هنگام انتخاب دستگاه کپی کانن باید به مدل دقیق، سرعت، ظرفیت کاری، اندازه کاغذ، وضعیت قطعات و هزینه مواد مصرفی توجه کرد.

به‌خصوص در دستگاه‌های کپی پرمصرف، وضعیت کارتریج، درام، بلید، فیوزینگ و سایر قطعات مصرفی اهمیت زیادی دارد. بنابراین صرفاً نام برند نمی‌تواند سلامت یا مناسب بودن یک دستگاه را تضمین کند.

دستگاه کپی شارپ برای شرکت

دستگاه‌های کپی شارپ نیز در بسیاری از محیط‌های اداری مورد استفاده قرار می‌گیرند. در زمان انتخاب مدل شارپ باید نیاز شرکت از نظر سرعت، حجم کاری، قابلیت چاپ دورو، اسکن، اتصال شبکه و هزینه مواد مصرفی بررسی شود.

اگر قصد خرید دستگاه کارکرده شارپ را دارید، بررسی تعداد کارکرد واقعی و وضعیت قطعات اهمیت بیشتری پیدا می‌کند؛ زیرا دو دستگاه با مدل یکسان می‌توانند به دلیل تفاوت در میزان استفاده و نگهداری، شرایط کاملاً متفاوتی داشته باشند.

دستگاه کپی ریکو برای شرکت

ریکو نیز یکی از برندهایی است که در تجهیزات اداری و دستگاه‌های کپی مورد استفاده قرار می‌گیرد. در انتخاب دستگاه ریکو برای شرکت، مانند سایر برندها باید ظرفیت دستگاه را با حجم کاری مجموعه مطابقت داد.

اگر دستگاه قرار است روزانه حجم زیادی از اسناد را پردازش کند، علاوه بر سرعت باید دوام قطعات، ظرفیت سینی‌ها، سیستم تغذیه اسناد و هزینه سرویس دوره‌ای نیز بررسی شود.

دستگاه کپی کونیکا مینولتا و توشیبا

کونیکا مینولتا و توشیبا نیز از برندهایی هستند که می‌توانند در محیط‌های اداری با حجم کاری مختلف مورد استفاده قرار بگیرند. انتخاب میان این برندها باید بر اساس مدل دستگاه و نیاز واقعی شرکت انجام شود، نه صرفاً نام برند.

برای یک شرکت، پشتیبانی فنی و دسترسی به مواد مصرفی گاهی حتی از تفاوت‌های جزئی میان مشخصات دو دستگاه مهم‌تر است. به همین دلیل توصیه می‌شود قبل از خرید، هزینه قطعات مصرفی و شرایط سرویس دستگاه موردنظر را بررسی کنید.

هزینه واقعی خرید دستگاه فتوکپی فقط قیمت دستگاه نیست

یکی از مهم‌ترین نکات در راهنمای خرید دستگاه فتوکپی برای شرکت، توجه به هزینه مالکیت دستگاه است. قیمت خرید تنها بخشی از هزینه‌ای است که شرکت در طول عمر دستگاه پرداخت خواهد کرد.

هزینه تونر، درام، رولرها، فیوزینگ، بلید، سرویس دوره‌ای، تعمیرات و حتی هزینه توقف دستگاه می‌تواند در طول زمان قابل توجه باشد. بنابراین دستگاه ارزان‌تر همیشه به معنی انتخاب اقتصادی‌تر نیست.

هزینه تونر و مواد مصرفی را قبل از خرید بررسی کنید

تونر یکی از هزینه‌های تکرارشونده در استفاده از دستگاه کپی است. اگر شرکتی حجم چاپ بالایی داشته باشد، اختلاف قیمت مواد مصرفی میان دو مدل می‌تواند در طول سال مبلغ قابل توجهی ایجاد کند.

بنابراین پیش از خرید، قیمت تونر، میزان بازدهی آن و امکان تهیه مواد مصرفی سازگار با دستگاه را بررسی کنید. همچنین اگر دستگاه قابلیت شارژ کارتریج داشته باشد، هزینه استفاده از آن ممکن است با دستگاهی که نیاز به تعویض کامل کارتریج دارد متفاوت باشد.

برای آشنایی بیشتر با این موضوع می‌توانید راهنمای شارژ کارتریج پرینتر را نیز مطالعه کنید.

اهمیت قیمت قطعات در انتخاب دستگاه کپی

قطعاتی مانند درام، بلید، رولر و قطعات فیوزینگ در دستگاه‌های کپی پس از مدتی ممکن است نیاز به سرویس یا تعویض داشته باشند. به همین دلیل بهتر است قبل از خرید دستگاه، قیمت و دسترسی این قطعات را بررسی کنید.

در دستگاه‌های کانن، برای مثال قطعات مختلفی مانند بلید، درام و قطعات فیوزینگ در بازار وجود دارند. اگر قصد خرید یا نگهداری دستگاه‌های این برند را دارید، می‌توانید نمونه قطعات موجود مانند بلید کپی کانن IR-105، 8500 و 7105 را نیز بررسی کنید.

همچنین برای بخش درام، محصولاتی مانند درام اورجینال کانن مدل 7105، 105 و 9070 می‌توانند نمونه‌ای از قطعاتی باشند که در برآورد هزینه نگهداری دستگاه باید مورد توجه قرار بگیرند.

دستگاه فتوکپی نو بخریم یا کارکرده؟

خرید دستگاه نو معمولاً ریسک کمتری از نظر سابقه استفاده و فرسودگی قطعات دارد، اما هزینه اولیه بیشتری ایجاد می‌کند. در مقابل، دستگاه کارکرده یا استوک ممکن است با قیمت پایین‌تری خریداری شود، ولی وضعیت واقعی آن باید قبل از خرید به‌دقت بررسی شود.

برای یک شرکت، انتخاب بین دستگاه نو و کارکرده باید بر اساس بودجه، حجم کاری و اهمیت دسترسی دائمی به دستگاه انجام شود. اگر خرابی دستگاه می‌تواند فعالیت شرکت را مختل کند، سلامت فنی و قابلیت پشتیبانی باید اولویت بالاتری داشته باشد.

هنگام خرید دستگاه کپی کارکرده چه چیزهایی را بررسی کنیم؟

• تعداد واقعی صفحات چاپ و کپی‌شده
• کیفیت چاپ و یکنواختی خروجی
• وضعیت درام و کارتریج
• سلامت فیوزینگ
• وضعیت رولرهای کاغذکش
• وجود خطا یا ارورهای تکرارشونده
• عملکرد اسکنر و ADF
• عملکرد چاپ دورو
• سلامت سینی‌های کاغذ
• امکان تهیه قطعات و مواد مصرفی

هزینه تعمیر و سرویس را هم در تصمیم خرید وارد کنید

دستگاه کپی هرچقدر هم باکیفیت باشد، در استفاده طولانی‌مدت به سرویس و نگهداری نیاز دارد. بنابراین بهتر است قبل از خرید، درباره هزینه تعمیرات و سرویس مدل موردنظر نیز تحقیق کنید.

برای برآورد بهتر هزینه‌های احتمالی، مطالعه مقاله هزینه تعمیر پرینتر لیزری نیز می‌تواند دید مناسبی درباره عوامل مؤثر بر هزینه تعمیر تجهیزات چاپی به شما بدهد.

آیا گران‌ترین دستگاه فتوکپی، بهترین انتخاب برای شرکت است؟

لزوماً خیر. دستگاهی که امکانات بسیار زیادی دارد، اگر بخش زیادی از این امکانات در شرکت استفاده نشود، ممکن است تنها باعث افزایش هزینه خرید و نگهداری شود. انتخاب مناسب زمانی اتفاق می‌افتد که مشخصات دستگاه با حجم کاری و فرآیندهای واقعی شرکت هماهنگ باشد.

برای مثال، یک دفتر کوچک ممکن است به دستگاهی با سرعت بسیار بالا یا ظرفیت فوق‌العاده زیاد نیاز نداشته باشد، در حالی که یک شرکت پرترافیک ممکن است با خرید دستگاه ضعیف‌تر، خیلی زود با افزایش هزینه تعمیر و کاهش بهره‌وری مواجه شود.

چک لیست خرید دستگاه فتوکپی برای شرکت

تا اینجا مشخص شد که برای انتخاب دستگاه کپی مناسب شرکت باید حجم کاری، تعداد کاربران، امکانات موردنیاز، هزینه مواد مصرفی و وضعیت خدمات فنی را در نظر گرفت. اما پیش از خرید بهتر است یک چک‌لیست مشخص داشته باشید تا هیچ‌کدام از موارد مهم را فراموش نکنید.

۱۰ سؤال مهمی که قبل از خرید دستگاه کپی باید پاسخ دهید

1. حجم واقعی چاپ و کپی شرکت در ماه چقدر است؟
2. چند نفر قرار است از دستگاه استفاده کنند؟
3. آیا شرکت به چاپ و کپی A3 نیاز دارد؟
4. آیا چاپ دوروی خودکار ضروری است؟
5. آیا به اسکن و ADF نیاز داریم؟
6. آیا دستگاه باید از طریق شبکه در دسترس کاربران باشد؟
7. قیمت تونر و مواد مصرفی دستگاه چقدر است؟
8. قطعات مصرفی دستگاه به‌راحتی در بازار پیدا می‌شوند؟
9. هزینه سرویس و تعمیر دستگاه چقدر خواهد بود؟
10. خرید دستگاه نو برای شرکت بهتر است یا کارکرده؟

اشتباهات رایج هنگام خرید دستگاه فتوکپی برای شرکت

۱. انتخاب دستگاه فقط بر اساس قیمت

پایین بودن قیمت اولیه همیشه به معنی اقتصادی بودن دستگاه نیست. اگر دستگاه به تونر گران، قطعات کمیاب یا تعمیرات پرهزینه نیاز داشته باشد، ممکن است هزینه نهایی آن در طول چند سال بیشتر از دستگاهی باشد که در ابتدا قیمت بالاتری داشته است.

۲. انتخاب دستگاه ضعیف برای حجم کاری بالا

اگر دستگاهی برای حجم کاری پایین انتخاب شود اما در یک شرکت پرترافیک به‌صورت مداوم استفاده شود، فشار کاری زیاد می‌تواند باعث افزایش استهلاک قطعات و نیاز بیشتر به سرویس شود.

۳. توجه نکردن به هزینه تونر و قطعات

پیش از خرید حتماً قیمت مواد مصرفی و قطعات مهم دستگاه را بررسی کنید. در دستگاه‌های اداری، هزینه مواد مصرفی در طول زمان می‌تواند بخش قابل توجهی از هزینه استفاده را تشکیل دهد.

۴. خرید دستگاه کارکرده بدون تست کامل

اگر دستگاه کارکرده انتخاب می‌کنید، فقط ظاهر دستگاه یا قیمت آن را بررسی نکنید. کیفیت چاپ، میزان کارکرد، وضعیت درام، فیوزینگ، رولرها، ADF، اسکنر، سینی کاغذ و خطاهای دستگاه باید بررسی شوند.

۵. بی‌توجهی به خدمات تعمیر و قطعات

حتی یک دستگاه باکیفیت نیز در طول عمر خود نیاز به سرویس و تعویض برخی قطعات خواهد داشت. بنابراین قبل از خرید مطمئن شوید که تعمیرکار متخصص و قطعات موردنیاز دستگاه در دسترس هستند.

برای خرید دستگاه فتوکپی شرکت چه بودجه‌ای در نظر بگیریم؟

تعیین بودجه باید بر اساس نیاز واقعی شرکت انجام شود. بهتر است بودجه خرید را به دو بخش تقسیم کنید: هزینه اولیه تهیه دستگاه و هزینه‌های بعدی استفاده از آن.

هزینه‌های بعدی شامل تونر، قطعات مصرفی، سرویس دوره‌ای و تعمیرات احتمالی است. اگر شرکت حجم کاری بالایی دارد، این بخش دوم اهمیت بیشتری پیدا می‌کند و نباید نادیده گرفته شود.

بهترین دستگاه فتوکپی برای شرکت را چگونه انتخاب کنیم؟

برای انتخاب بهترین دستگاه، ابتدا حجم کاری و تعداد کاربران را مشخص کنید. سپس بر اساس نیاز شرکت تصمیم بگیرید که دستگاه A4 یا A3، تک‌کاره یا چندکاره، با یا بدون ADF و با چه سرعتی نیاز دارید.

در مرحله بعد، هزینه تونر، قطعات، سرویس و تعمیرات مدل‌های موردنظر را مقایسه کنید. اگر بین چند مدل مردد هستید، دستگاهی را انتخاب کنید که علاوه بر مشخصات فنی مناسب، پشتیبانی و قطعات آن نیز در دسترس باشد.

به عبارت دیگر، بهترین دستگاه فتوکپی برای شرکت لزوماً گران‌ترین یا سریع‌ترین دستگاه بازار نیست؛ بلکه مدلی است که با حجم کار، بودجه و نیازهای واقعی شرکت هماهنگ باشد.

سوالات متداول درباره خرید دستگاه فتوکپی برای شرکت

جمع‌بندی راهنمای خرید دستگاه فتوکپی برای شرکت

خرید دستگاه فتوکپی برای شرکت یک تصمیم صرفاً قیمتی نیست. برای انتخاب درست باید ابتدا حجم کاری، تعداد کاربران و نوع اسناد را مشخص کنید و سپس امکاناتی مانند سرعت، چاپ دورو، ADF، اسکن، ظرفیت سینی و اتصال شبکه را با نیاز مجموعه مقایسه کنید.

در مرحله بعد، برند و مدل‌های مناسب را از نظر هزینه تونر، قطعات مصرفی، سرویس و تعمیرات بررسی کنید. اگر دستگاه کارکرده خریداری می‌کنید، تست فنی و بررسی میزان کارکرد اهمیت بسیار زیادی دارد.

در نهایت، بهترین انتخاب دستگاهی نیست که بیشترین امکانات یا بالاترین قیمت را داشته باشد؛ بلکه دستگاهی است که بتواند نیاز روزمره شرکت را با هزینه منطقی و قابلیت پشتیبانی مناسب پاسخ دهد.